SOP Quy Trình Tuyển Dụng Matech

1. Mục Đích

Tài liệu này hướng dẫn Matech vận hành quy trình tuyển dụng trên LarkBase, từ bước lập kế hoạch tuyển dụng, tiếp nhận ứng viên, sàng lọc CV, sơ vấn, phỏng vấn, gửi offer, xác nhận onboard đến theo dõi thử việc.

Mục tiêu:

• Tập trung toàn bộ dữ liệu tuyển dụng vào một Base.
• Giảm việc tổng hợp thủ công bằng Excel/chat riêng lẻ.
• Đảm bảo mỗi ứng viên có trạng thái rõ ràng và lịch sử xử lý đầy đủ.
• Tự động hóa email tuyển dụng theo từng mốc trạng thái.
• Đảm bảo kế hoạch tuyển dụng và offer được duyệt trước khi thực thi.

2. Phạm Vi Áp Dụng

SOP này áp dụng cho 2 cách tiếp nhận CV vào Base:

3. Vai Trò Và Trách Nhiệm

4. Nguyên Tắc Vận Hành

• Mỗi vị trí cần tuyển phải có record trong bảng 1. Kế hoạch tuyển dụng.
• Kế hoạch tuyển dụng cần được duyệt trước khi mở tuyển chính thức.
• Mỗi ứng viên phải có record trong bảng 2. Data ứng viên.
• Không gửi offer cho ứng viên nếu offer chưa được Leader duyệt.
• Email tuyển dụng gửi ra ngoài sử dụng public mail nhansu@matechmobile.com.
• HR phải cập nhật trạng thái ứng viên ngay sau mỗi mốc xử lý: nhận CV, sàng lọc, sơ vấn, phỏng vấn, offer, onboard, loại.
• Các thông tin quan trọng như CV, lịch phỏng vấn, kết quả đánh giá, offer, xác nhận onboard phải lưu trong Base thay vì chỉ lưu trên chat.

5. Cấu Trúc Base Sử Dụng Trong Quy Trình

6. Quy Trình Tổng Thể

flowchart TD
    A[Tạo kế hoạch tuyển dụng] --> B{Kế hoạch được duyệt?}
    B -->|Không| B1[HR cập nhật/chỉnh sửa kế hoạch]
    B1 --> B
    B -->|Có| C[Mở tuyển và tiếp nhận CV]
    C --> D[Tiếp nhận ứng viên vào Data ứng viên]
    D --> E[Sàng lọc CV]
    E -->|Không đạt| E1[Gửi email không đạt vòng CV]
    E -->|Cần trao đổi thêm| F[Sơ vấn]
    E -->|Đạt| G[Tạo lịch phỏng vấn]
    F -->|Không đạt| E1
    F -->|Đạt| G
    G --> H[Ứng viên/người phỏng vấn xác nhận lịch]
    H --> I[Phỏng vấn và điền form đánh giá]
    I -->|Không đạt| I1[Gửi email không đạt phỏng vấn]
    I -->|Đạt| J[Tạo offer]
    J --> K{Leader duyệt offer?}
    K -->|Không| K1[HR cập nhật offer hoặc dừng quy trình]
    K -->|Có| L[Gửi email offer]
    L --> M{Ứng viên xác nhận?}
    M -->|Không nhận| M1[Cập nhật trạng thái từ chối offer]
    M -->|Nhận việc| N[Tạo onboard và checklist]
    N --> O[Theo dõi thử việc]

7. SOP Chi Tiết Theo Bước

1Bước 1 - Tạo Kế Hoạch Tuyển Dụng

Người thực hiện: HR
Bảng thao tác: 1. Kế hoạch tuyển dụng

HR tạo một record mới cho vị trí cần tuyển và điền tối thiểu các thông tin:

Kết quả đầu ra: Kế hoạch tuyển dụng đã được ghi nhận và chờ phê duyệt.

2Bước 2 - Duyệt Kế Hoạch Tuyển Dụng

Người thực hiện: Leader phòng ban hoặc người được Matech chỉ định
Bảng thao tác: 1. Kế hoạch tuyển dụng

Người duyệt kiểm tra vị trí, số lượng cần tuyển, lý do tuyển dụng, thời gian cần nhân sự, ngân sách, nguồn tuyển dự kiến và mức độ ưu tiên.

3Bước 3 - Mở Tuyển Và Tiếp Nhận Ứng Viên

Người thực hiện: HR
Bảng thao tác: 2. Data ứng viên

Ứng viên chỉ đi vào Base theo 2 cách: HR nhập tay qua form hoặc workflow đồng bộ từ public mail nhansu@matechmobile.com. Các kênh tuyển dụng như Facebook, TopCV hoặc kênh đăng tuyển khác cần chuyển CV về public mail trước, sau đó workflow email mới tạo/cập nhật record trong Base.

Email tự động: Khi ứng viên được ghi nhận hợp lệ, hệ thống có thể gửi email email_cv_received nếu workflow đang bật.

4Bước 4 - Sàng Lọc CV

Người thực hiện: HR
Bảng thao tác: 2. Data ứng viên

Email tự động: Nếu ứng viên không đạt vòng CV, hệ thống gửi email email_cv_rejected theo cấu hình.

5Bước 5 - Sơ Vấn Nếu Cần

Người thực hiện: HR
Bảng thao tác: 2.2 Sơ vấn (Cơm) và 2. Data ứng viên

Khi ứng viên cần trao đổi thêm trước phỏng vấn, HR ghi nhận thời gian sơ vấn, người sơ vấn, nhận xét nhanh, kết quả sơ vấn và đề xuất bước tiếp theo.

6Bước 6 - Tạo Lịch Phỏng Vấn

Người thực hiện: HR
Bảng thao tác: 3. Lịch phỏng vấn

Email tự động: Khi lịch phỏng vấn được tạo/xác nhận hợp lệ, hệ thống gửi email email_interview_invite.

7Bước 7 - Xác Nhận Lịch Phỏng Vấn

Người thực hiện: Ứng viên, HR, người phỏng vấn
Bảng thao tác: 3.1 Form xác nhận phỏng vấn, 3. Lịch phỏng vấn

8Bước 8 - Phỏng Vấn Và Đánh Giá

Người thực hiện: Người phỏng vấn, Leader, HR
Bảng thao tác: 3.2 Form đánh giá phỏng vấn và các bảng đánh giá chuyên môn/quản lý nếu được sử dụng.

• Kết quả phỏng vấn.
• Nhận xét về kinh nghiệm/chuyên môn.
• Nhận xét về thái độ và mức độ phù hợp.
• Đề xuất bước tiếp theo.
• Ghi chú mức lương/kỳ vọng nếu cần.

9Bước 9 - Tạo Offer

Người thực hiện: HR
Bảng thao tác: 4. Thư mời nhận việc

10Bước 10 - Leader Duyệt Offer

Người thực hiện: Leader
Bảng thao tác: 4. Thư mời nhận việc

Leader kiểm tra ứng viên, vị trí, ngày nhận việc, địa điểm làm việc, mức lương, chế độ đề xuất và file offer/chính sách đính kèm nếu có.

Email tự động: Chỉ khi offer có trạng thái đã duyệt, workflow mới gửi email email_offer cho ứng viên.

11Bước 11 - Ứng Viên Xác Nhận Offer Và Onboard

Người thực hiện: Ứng viên, HR
Bảng thao tác: 4.1 Form xác nhận Onboard, 300. Thông tin nhân viên, 301. Checklist Onboarding

Khi ứng viên đồng ý onboard, HR cần đảm bảo có ngày nhận việc chính thức/thử việc, bộ phận, chức danh, quản lý trực tiếp, checklist onboarding tương ứng và người phụ trách từng hạng mục onboarding.

12Bước 12 - Theo Dõi Thử Việc

Người thực hiện: HR, Leader/quản lý trực tiếp
Bảng thao tác: 4.2 Theo dõi thử việc, 4.3 Form đánh giá thử việc

Trong thời gian thử việc, HR và Leader theo dõi ngày bắt đầu thử việc, mốc đánh giá giữa kỳ/cuối kỳ nếu có, kết quả đánh giá thử việc và đề xuất ký hợp đồng chính thức, gia hạn hoặc dừng thử việc.

8. Quy Tắc Gửi Email Tự Động

9. Quy Tắc Trạng Thái Đề Xuất

9.1. Trạng Thái Kế Hoạch Tuyển Dụng

9.2. Trạng Thái Ứng Viên

9.3. Trạng Thái Offer

10. Xử Lý Ngoại Lệ

11. Checklist Hằng Ngày Cho HR

12. Checklist Tuần Cho HR/Leader

13. Tiêu Chí Nghiệm Thu Quy Trình

Quy trình tuyển dụng được xem là sẵn sàng go-live khi đạt các tiêu chí sau:

14. Thông Tin Còn Cần Matech Xác Nhận

15. Tài Liệu Liên Quan